Учебник по переписке SAP: настройка, создание, печать и электронная почта

Доступны различные стандартные типы корреспонденции, такие как печать счета-фактуры, выписка по счету и т. Д. Также можно создавать пользовательские типы корреспонденции.

Соответствия могут быть созданы во время обработки конкретной бизнес-операции или на более позднем этапе для уже созданных проводок транзакции.

Корреспонденция может быть отправлена ​​покупателю / поставщику в различных форматах, таких как электронная почта и факс. Переписка - это в основном письма и т. Д., Которые отправляются из SAP поставщику / покупателю и т. Д.

Корреспонденция может создаваться индивидуально или коллективно, по отдельности или с помощью автоматизированного пакетного задания.

В этом руководстве вы узнаете:

Виды переписки

Ниже приведен примерный список различных стандартных типов корреспонденции, которые можно скопировать для создания определенной настраиваемой формы, программы и т. Д.

Тип корреспонденции Описание переписки Программа печати Необходимые данные Образец стандартной формы сценария SAP
SAP01Уведомления об оплатеRFKORD00Номер документаF140_PAY_CONF_01
SAP06Выписки со счетаRFKORD10Номер и дата счётаF140_ACC_STAT_01
SAP07Выписки по переводным векселямRFKORD20Номер документаF140_BILL_CHA_01
SAP09Внутренние документыRFKORD30Номер документаF140_INT_DOCU_01
SAP10Отдельные буквыRFKORD40Номер счетаF140_IND_TEXT_01
SAP11Выписки из документовRFKORD50Номер документаF140_DOCU_EXC_01
SAP13Заявления клиентовRFKORD11Номер и дата клиентаF140_CUS_STAT_01

Конфигурации переписки

Конфигурирование корреспонденции в SAP может быть выполнено следующими шагами:

Шаг 1) Определите тип корреспонденции

Путь: - SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Статьи затрат> Корреспонденция> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Определить типы корреспонденции

Код операции:- OB77

Здесь доступны различные стандартные виды корреспонденции SAP. Вы также можете создавать свои собственные типы корреспонденции. Вы можете указать, какие данные требуются для создания корреспонденции, например для выписки по счету вы можете указать, что для выписки необходимы основные данные клиента / поставщика. Кроме того, вы можете указать параметры даты и текст, который будет отображаться для выбора даты.

Шаг 2) Назначьте программу типу корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Статьи затрат> Корреспонденция> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Назначить программы для типов корреспонденции

Код операции: - OB78

Здесь нужно привязать программу генератора корреспонденции к типу корреспонденции. Вы также можете указать разные программы для разных балансовых единиц. (Также здесь вы можете указать вариант по умолчанию для выполнения программы. Вы можете создать такой вариант из транзакции SE38 / SA38 для программы.)

Вы также можете создать свою собственную программу как копию стандартной программы и можете внести соответствующие изменения, чтобы удовлетворить любые потребности вашего клиента.

Шаг 3) Определите функции вызова для типа корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Статьи затрат> Корреспонденция> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Определение функций вызова

Код операции:- OB79

Здесь вам нужно указать, в какой момент времени вы можете сформировать тот или иной вид корреспонденции. Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. Доступны следующие варианты: -

  • Во время ввода документа (например, FB50, FB60 и т. Д.)
  • Во время проводки платежей (например, F-28, F-26 и т. Д.)
  • Во время отображения или изменения документа (например, FB02, FB03 и т. Д.)
  • Во время отображения учетной записи (например, FBL1N, FBL5N и т. Д.)

Шаг 4) Назначьте форму корреспонденции программе печати корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Переписка по отдельным статьям> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Определение имен форм для печати корреспонденции

Код операции: - OB96

Здесь нужно указать, какие определения форм будут использоваться программой печати корреспонденции. Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. (Форма сценария SAP определяется с помощью транзакции SE71 , где различные данные упорядочиваются в формате вывода для обработки. Эта форма сценария SAP определяет формат вывода.)

Вы также можете использовать двухзначные идентификаторы форм, с помощью которых вы можете вызывать разные формы для разных идентификаторов форм в одной и той же балансовой единице.

Этот идентификатор формы можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию. Вы можете выбрать только один идентификатор формы одновременно для типа корреспонденции. Вы можете создать несколько типов корреспонденции, вызывая разные идентификаторы форм.

Шаг 5) Определите данные отправителя для корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Отдельные позиции> Корреспонденция> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Определить данные отправителя для формы корреспонденции

Код операции:- OBB1

Здесь вы можете связать сведения о заголовке, нижнем колонтитуле, подписи и отправителе. Этот текст определяется с помощью транзакции SO10 с текстовым идентификатором, как указано выше (например, ADRS). Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. (Также можно определить двухзначный вариант отправителя, который вы можете указать в параметрах выбора программы печати. ​​Это позволит использовать разные данные отправителя в пределах одной балансовой единицы).

Шаг 6) Определите варианты сортировки для корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Отдельные позиции> Корреспонденция> Установить и проверить настройки для корреспонденции> Определить варианты сортировки для корреспонденции

Код операции: - O7S4

Здесь вы можете указать, в каком порядке будут формироваться письма корреспонденции. Например. если вы создаете выписку по счету для нескольких поставщиков, тогда поставщики будут отсортированы в этом порядке, а затем будет сгенерировано письмо. Этот вариант сортировки можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию.

Шаг 7) Определите варианты сортировки для статей затрат в корреспонденции

Путь: -SPRO> Финансовый учет (новый)> Дебиторская и кредиторская задолженность> Счета клиентов> Статьи затрат> Корреспонденция> Настройка и проверка настроек для корреспонденции> Определить варианты сортировки для статей затрат

Код операции: - O7S6

Здесь вы можете указать, в каком порядке различные позиции будут отображаться в письмах корреспонденции. Например. если в выписке по счету поставщика есть несколько счетов-фактур, то счета-фактуры будут отсортированы в этом порядке, а затем будет сгенерировано письмо.

Этот вариант сортировки можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию.

Генерация корреспонденции

Как было показано ранее при настройке точки вызова, соответствие может быть сгенерировано в следующие моменты времени: -

  1. Во время ввода документа (например, FB50, FB60 и т. Д.)
  2. Во время проводки платежей (например, F-28, F-26 и т. Д.)
  3. Во время отображения или изменения документа (например, FB02, FB03 и т. Д.)
  4. Во время отображения учетной записи (например, FBL1N, FBL5N и т. Д.)

Корреспонденция может быть создана для конкретного документа или для учетной записи поставщика (-ов) / клиента (-ов). Следующие слайды объяснят создание корреспонденции различными способами и ее печать.

Генерация корреспонденции (метод А): -

Соответствие может быть создано при создании, изменении или просмотре документа.

Для этого перейдите в Среда> Корреспонденция и выберите соответствующий тип корреспонденции, например. см. экран ниже в FB70 создание счета-фактуры клиента: -

Точно так же вы можете создать корреспонденцию из просмотра / изменения документа из транзакции, как в FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N и т. Д.

Генерация корреспонденции (метод Б)

Для существующих бухгалтерских документов вы можете использовать код транзакции FB12 .

После ввода балансовой единицы он спросит тип корреспонденции. Выберите Тип корреспонденции, и вам будет предложено ввести номер документа / номер счета. и т. д. в зависимости от настройки типа корреспонденции. После этого запрашивается переписка.

Генерация корреспонденции (метод C)

Из транзакции F.27 вы можете создать корреспонденцию (выписку по счету) для поставщика (-ов) / клиента (-ов).

Здесь «Индикатор в основной записи» заданное значение должно совпадать со значением, указанным в основных данных клиента / поставщика> Балансовая единица> Корреспонденция.

Если вы установите флажок «Индивидуальный запрос», то если у одного и того же поставщика / покупателя есть позиции в нескольких балансовых единицах, то для каждой балансовой единицы будет сгенерирована отдельная выписка.

Заочная печать

Печать корреспонденции (метод A): -

Использовать код транзакции F.61 для печати уже сгенерированного соответствующего вида корреспонденции. При выполнении он просто распечатает корреспонденцию (если настроена электронная почта / факс и т. Д., То вывод будет сгенерирован в этом формате)

Печать корреспонденции (метод B): -

Из транзакции F.64 , вы можете увидеть сгенерированное письмо (спул) и распечатать его. (Отличие от F.61 в том, что в F.64 вы также можете выполнять другие операции (например, удаление, предварительный просмотр печати и т. Д.) Для уже сгенерированного запроса корреспонденции.)

Сгенерированную катушку можно увидеть и распечатать из транзакции SP02 или Система> Запрос собственной очереди.

Переписка по электронной почте

Сохраните адрес электронной почты в настройках в главном меню клиента / поставщика> Общие данные> Вкладка адреса> Связь и выберите способ связи как электронная почта.

Также сохраните идентификатор электронной почты в главном меню клиента / поставщика> Данные балансовой единицы> Вкладка «Корреспонденция».

Тогда корреспонденция для этого покупателя / поставщика будет генерироваться в формате электронной почты вместо вывода на печать (с учетом настроек программы выхода пользователя, сделанных для определения способа связи в программе выхода пользователя, приведенной на следующем слайде).

(Примечание: аналогичным образом вы можете выполнить настройку для вывода факса, выбрав стандартную связь как ФАКС и сохранив номер факса.)

Эта статья предоставлена ​​Manisha Singh